Zasebnost in obdelava podatkov - naTerenu.Si
Kateri podatki se v aplikaciji obdelujejo, zakaj, kako dolgo se hranijo, kdo jih še obdeluje in kakšne pravice imate.
Zadnja sprememba: 5.11.2026. Prejšnje različice te izjave hranimo in jih na zahtevo pošljemo (prva različica: 21.9.2026).
Kdo je upravljavec in kdo obdelovalec
- naTerenu.Si je delovno orodje za terensko delo (zapisniki, obračuni, pregledi, delovni nalogi). Uporabljajo ga samo prijavljeni uporabniki; javne registracije ni, obiskovalcev strani ne profiliramo in jim ne sledimo (strežnik beleži samo tehnične dnevnike za varnost, glej Roke hrambe).
- Upravljavec vaših podatkov je podjetje, ki vam je odprlo račun (vaš delodajalec oz. naročnik) - ono določa, kdo dobi dostop in za kaj se podatki uporabljajo. Podatke o uporabnikih vnese skrbnik vašega podjetja.
- Obdelovalec je Gregor Kutnar s.p., ki aplikacijo ponuja in vzdržuje ter podatke obdeluje samo po navodilih podjetja. Razmerje ureja pogodba o obdelavi osebnih podatkov med podjetjem in obdelovalcem.
- Za podatke, ki jih Gregor Kutnar s.p. obdeluje za lastne namene (račun in obračun naročnine, korespondenca na podpora@naterenu.si, varnost sistema), je samostojni upravljavec.
Kateri podatki se obdelujejo
- Uporabniški račun: ime in priimek, uporabniško ime, e-naslov, podjetje in enota/oddelek, pravice dostopa (programi, dejavnosti, vloga), geslo - shranjeno samo kot enosmerni zgoščeni zapis (scrypt), nikjer v berljivi obliki.
- Varnost: dnevnik sledljivosti (kdaj se je kdo prijavil, kaj je spremenil, IP naslov, zavrnjeni poskusi), kdaj je bilo poslano povabilo; če vklopite dvojno prijavo, tudi ključ za kode in rezervne kode: v bazi sta shranjena samo šifrirano (ključ za šifriranje je ločen od baze, na strežniku); enako velja za skrivnost aplikacije za prijavo z Microsoftom.
- Poslovni podatki, ki jih vnesete pri delu: podatki o strankah in objektih (naziv, naslov, kontakt), zapisniki, opravljeno delo, šifrant in cene, kilometrina, obračuni, delovni nalogi, fotografije in naložene datoteke (npr. načrti, priloge zapiskov: slika, PDF, Word ali Excel do 5 MB na zapisek; kvota naloženih datotek je 500 MB in 300 datotek na osebo; ob preseganju se zabeleži opozorilo, nalaganje pa lahko zavrnemo).
- Moj koledar (samo spletna različica): če v razdelku Moj račun ustvarite osebno povezavo za koledar, strežnik shrani njeno enosmerno zgoščeno vrednost (SHA-256, za delovanje koledarja) in njeno šifrirano kopijo (AES-256-GCM; šifrirni ključ je samo v nastavitvah strežnika, ne v bazi in ne v kopijah baze), da vam jo lahko znova pokažemo v Moj račun; v berljivi obliki je ne hranimo. Poleg tega shranimo čas ustvarjanja in zadnjega branja, vaši nastavitvi (e-pošta zvečer, ime stranke v dogodku) in dan zadnje poslane e-pošte. Koledar, ki ga naročite s povezavo, in e-pošta zvečer (privzeto izklopljena, vklopite jo sami; pošlje se prek naterenu.si na e-naslov vašega računa) vsebujeta termine vaših nalogov: številko naloga, uro, kraj izvedbe (naslov naloga) in kratek naslov, ime stranke samo, če to vključite. Kdor ima povezavo, vidi te podatke, zato je povezava vaša osebna skrivnost; z gumbom Obnovi povezavo stara preneha delovati takoj. Koledar ponudnika (Google, Apple, Microsoft), v katerega povezavo vnesete, je zunaj naTerenu.Si in zanj veljajo njegovi pogoji.
- Podatki podjetja za obračune (naziv, naslov, davčna številka, TRR) - to niso osebni podatki, razen pri samostojnem podjetniku.
- Kontaktni obrazec na javni strani: ime in priimek, e-naslov, telefon (neobvezno) in besedilo sporočila, ki jih vpišete v obrazec. Obrazec jih pošlje po e-pošti na podpora@naterenu.si; v aplikaciji ali v bazi se ne shranijo, v dnevniku strežnika ostane samo čas oddaje, skrajšana zgoščenka IP naslova (ne sam naslov) in izid (poslano ali ne); spletni strežnik poleg tega sam beleži tehnične dnevnike dostopov (IP naslov, čas, naslov strani), glej Roke hrambe.
- Korespondenca in tehnični dnevniki: sporočila, ki jih pošljete na podpora@naterenu.si (e-naslov, vsebina), ter tehnični dnevniki spletnega strežnika (IP naslov, čas, naslov strani) za varnost in odpravo napak.
Namen in pravna podlaga
| Namen | Pravna podlaga (GDPR, 6. člen) |
|---|---|
| Uporabniški račun, dostopi in organizacija dela | izvajanje pogodbe o zaposlitvi oz. pogodbe s podjetjem (b) in zakoniti interes podjetja za organizacijo dela (f) |
| Dnevnik sledljivosti, varnost in odprava napak | zakoniti interes - varnost sistema in dokazljivost sprememb (f) |
| Podatki strank v zapisnikih, obračunih in nalogih | izvajanje pogodbe s stranko (b) in zakonske obveznosti podjetja (c) |
| Povabilo po e-pošti (povezava za nastavitev gesla) | izvajanje pogodbe - dostop do delovnega orodja (b) |
| Sporočilo stranki »sem na poti« (samo spletna različica): na zahtevo uporabnika aplikacija pošlje stranki e-pošto na naslov iz njenega zapisa | izvajanje pogodbe s stranko (b) in zakoniti interes izvajalca, da stranko obvesti o prihodu (f) |
| Odgovor na povpraševanje, poslano prek kontaktnega obrazca | ukrepi na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe (b) in zakoniti interes ponudnika, da odgovori na povpraševanje (f); kljukica pri obrazcu pomeni, da ste to izjavo prebrali in da se vaši podatki uporabijo samo za odgovor na povpraševanje |
| Obračun naročnine in korespondenca s ponudnikom (podpora@naterenu.si) | izvajanje pogodbe (b) in zakoniti interes ponudnika (f) |
| Tehnični dnevniki spletnega strežnika | zakoniti interes - varnost in razpoložljivost storitve (f) |
Na vašo zahtevo aplikacija v spletni različici pošlje sporočilo stranki na njen e-naslov z naslova naterenu.Si; naslova stranke in besedila sporočila v dnevniku ne hranimo, hranimo samo, da je bilo sporočilo poslano (identifikator stranke in izid). Pošiljanje je omejeno (največ 3 sporočila na stranko in 100 na uporabnika na dan) in zahteva prijavo z dostopom do Delovnega naloga.
Avtomatiziranega odločanja ali profiliranja ne uporabljamo. Soglasja (privolitve) za uporabo aplikacije ne zbiramo, zato ga ni treba umikati.
Roki hrambe
| Podatki | Kako dolgo |
|---|---|
| Uporabniški račun, dostopi, osebni seznami | dokler račun obstaja; ob izbrisu računa se izbrišejo tudi vaši osebni seznami, vaše povratne informacije, vaš lasten cenik, naložene datoteke in priloge zapiskov |
| Priloge zapiskov (slika, PDF, Word, Excel do 5 MB, ena datoteka na zapisek) | do izbrisa zapiska ali priloge, najpozneje do izbrisa računa; ostane v kopijah podatkov do izteka rokov za kopije (spodaj); ob obnovi iz kopije aplikacije pred posodobitvijo se obnovijo skupaj z zapiski; kopije po e-pošti in točke obnove vsebujejo samo zapiske, ne datotek |
| Zgodovina sprememb strank v spletni različici (kdo, kdaj, kaj je bilo prej in kaj je zdaj pri imenu, telefonu, e-naslovu, naslovu za račun, davčni številki, popustu, opombi in objektih; slike samo kot število) | do izbrisa stranke ali računa; največ 100 zapisov na stranko (najstarejši se izbrišejo sami), ob izbrisu stranke se izbriše tudi njena zgodovina; vidi jo samo oseba, ki ima stranko v svojem seznamu; ob premiku osebe v drugo podjetje ostane v arhivu prejšnjega podjetja (90 dni, nato izbris). V namizni (Windows) različici programa zgodovine sprememb strank ni. |
| Osebni seznami Delovnih nalogov (stranke, nalogi, računi) osebe, ki je bila premaknjena v drugo podjetje | ostanejo prejšnjemu podjetju: preselijo se v arhiv podjetja, ki ga vidi samo skrbnik tega podjetja (lastnik sistema vidi le metapodatke: kdo, kdaj, koliko zapisov); 90 dni, nato se samodejno izbrišejo, skrbnik podjetja jih sme izbrisati tudi prej; ob izbrisu osebe ali odstranitvi podjetja se izbrišejo takoj; kopije strank pri združitvi (rok 90 dni) se ob premiku izbrišejo |
| Varnostna kontrola pred delom (odgovori pri točkah, razlogi, opomba, kdo in kdaj jo je izpolnil, zgodovina popravkov) v spletni različici | do izbrisa naloga: ob izbrisu naloga se izbriše tudi njegova kontrola; sicer do izbrisa računa; vidi jo samo izvajalec |
| Seznam pomanjkljivosti ob končnem pregledu naloga (opis, odgovorna oseba, rok, neobvezna slika; interni, stranki se ne pošilja) v spletni različici | do izbrisa naloga: ob izbrisu naloga se izbrišejo tudi vse njegove pomanjkljivosti; sicer do izbrisa računa; vidi jih samo izvajalec |
| Osebna povezava za koledar (Moj koledar): zgoščena in šifrirana vrednost, čas ustvarjanja in branja, nastavitvi | do obnove ali ukinitve povezave oziroma izbrisa računa; ob spremembi gesla ali e-naslova povezava preneha veljati |
| Dnevnik sledljivosti (prijave, spremembe, IP naslovi) | 12 mesecev, nato se samodejno izbriše (zapis o izbrisu računa ostane v tem roku) |
| Točke obnove podatkov na strežniku | do 35 dni |
| Kopije podatkov, ki nastanejo ob obnovi ali vračanju različice | po preverjeni obnovi se izbrišejo, najpozneje po 35 dneh |
| Varnostne kopije združitve strank (obe stranki v celoti: ime, telefon, e-naslov, davčna številka, naslov), ki nastanejo ob združitvi dveh strank v spletni različici | 90 dni, nato se samodejno izbrišejo; uporabnik jih lahko izbriše tudi prej z gumbom »Izbriši kopije združitev« v seznamu strank. V namizni (Windows) različici programa kopije ostanejo na vašem računalniku in se ne brišejo samodejno. |
| Neshranjeni vnos delovnega naloga v brskalniku (samodejno shranjen) | do 14 dni, samo na vaši napravi (ne na strežniku); potečen vnos se izbriše najpozneje ob naslednjem odprtju delovnega naloga, ob izrecni odjavi z gumbom »Odjavi se« pa takoj |
| Kopija aplikacije pred vsako posodobitvijo | zadnjih 20 posodobitev |
| Šifrirane varnostne kopije po e-pošti | 60 dni |
| Poslovni podatki (zapisniki, obračuni, nalogi) | dokler jih podjetje potrebuje oz. kot določa zakon ali pogodba s podjetjem; po prenehanju naročnine 90 dni samo za branje in izvoz, nato jih izbrišemo (kopije najpozneje v 90 dneh po tem) |
| Korespondenca na podpora@naterenu.si, tudi sporočila iz kontaktnega obrazca | dokler je potrebna za odgovor in za izvajanje pogodbe, nato se izbriše; če iz nje nastane pogodba, se hrani toliko, kolikor zahtevajo predpisi (računi 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo; pogodbe do izteka zastaralnih rokov) |
| Tehnični dnevniki spletnega strežnika (IP naslov, čas, naslov strani) | omejen čas, ki je potreben za varnost in delovanje strežnika |
Po izbrisu računa se vaši podatki v aplikaciji izbrišejo takoj. V točkah obnove (zadnjih 288 posnetkov in po eden na dan do 35 dni) in v šifriranih kopijah po e-pošti (60 dni) ostanejo, dokler ti roki ne potečejo. V dnevniku sledljivosti (12 mesecev) ostanejo zapisi o vašem delu, med njimi vaše ime in ID ter, če ste poslali povratno informacijo, prvih 200 znakov njenega besedila.
Po izbrisu računa se vaši podatki v aplikaciji izbrišejo takoj; v varnostnih kopijah ostanejo, dokler ne potečejo roki iz tabele Roki hrambe.
Kje se podatki hranijo in kako so varovani
- Spletna različica (brskalnik, telefon): strežnik v Ljubljani (Slovenija); varnostne kopije ponudnika gostovanja so na Hrvaškem (obe državi sta v EU). Povezava je šifrirana (HTTPS).
- Namizna (Windows) različica: podatki ostanejo na računalniku, kjer je aplikacija nameščena, in se ne pošiljajo po internetu.
- Zaščita: zgoščena gesla, omejitev napačnih poskusov prijave, samodejna odjava ob neaktivnosti, dvojna prijava (po izbiri podjetja; lastnik programa jo lahko tudi vsili ob prijavi), pravice po vlogah (skrbnik podjetja vidi samo svoje podjetje), šifrirane varnostne kopije, dnevnik sprememb.
- Vpogled podpore v vaše podatke je mogoč samo z vašim dovoljenjem (Moj račun → Dovoli vpogled), časovno omejen in zabeležen.
- Strani ne nalagajo ničesar od tujih ponudnikov: brez oglasov, sledilcev, zunanjih pisav in knjižnic.
Kdo še obdeluje podatke (podobdelovalci)
| Kdo | Za kaj | Kje |
|---|---|---|
| Domenca (Slovenija) | gostovanje strežnika, na katerem teče spletna različica, varnostne kopije ponudnika in poštni predal naterenu.si (pošiljanje povabil in obvestil ter oddaja sporočil iz kontaktnega obrazca na podpora@naterenu.si) | Ljubljana (SI), kopije Hrvaška (EU) |
| Google (Gmail) | prehodno: pošiljanje povabil (ime, uporabniško ime, e-naslov), obvestila o izpadu in šifrirane varnostne kopije (vsebine kopij Google ne more prebrati); po prehodu na pošto naterenu.si samo še rezerva | ZDA / globalno |
| Proton | korespondenca na podpora@naterenu.si (sprejem sporočil in odgovori ponudnika) | Švica |
| UptimeRobot | preverja samo, ali stran deluje; osebnih podatkov ne prejme | ZDA (preverjalna postaja) |
| Microsoft | samo če vaše podjetje vklopi prijavo z Microsoft računom: prijavo izvede Microsoft, aplikacija prejme vaše ime in e-naslov | ZDA / globalno |
| Google (zemljevid) | samo ob vašem kliku na Navigiraj (delovni nalog, jeziček Stranke; samo spletna različica): naslov, ki ste ga vpisali pri stranki ali objektu, se pošlje storitvi Google Maps, da se prikaže pot; do klika se ne pošlje nič, naslov strani se ne prenese | ZDA / globalno |
Prenos v ZDA poteka samo k ponudnikom, ki so certificirani po okviru EU-ZDA za varstvo podatkov (Google LLC in Microsoft Corporation po lastnih izjavah); UptimeRobot osebnih podatkov ne prejme. V Švico (Proton) velja sklep Evropske komisije o ustreznosti (2000/518/ES). Podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo drugim, razen če to zahteva zakon.
Vaše pravice
- Pravica do dostopa: kateri podatki o vas se obdelujejo in zakaj.
- Pravica do popravka netočnih podatkov.
- Pravica do izbrisa, kadar za hrambo ni več podlage ali zakonske obveznosti.
- Pravica do omejitve obdelave.
- Pravica do ugovora zoper obdelavo, ki temelji na zakonitem interesu.
- Pravica do prenosljivosti podatkov.
- V spletni različici svoje podatke prenesete sami: Moj račun → Prenesi moje podatke (ena datoteka, brez gesel in ključev).
- Uporabniško ime in geslo spremenite sami v Moj račun. Za ostalo se obrnite na skrbnika svojega podjetja (upravljavec) ali na obdelovalca (spodaj); zahtevo, ki jo pošljete obdelovalcu, ta v 3 delovnih dneh posreduje podjetju. Odgovorimo brez odlašanja, najkasneje v enem mesecu (v zapletenih primerih lahko rok podaljšamo za dva meseca; o tem vas obvestimo).
- Če menite, da so kršene vaše pravice, se lahko pritožite pri Informacijskem pooblaščencu RS (www.ip-rs.si).
Piškotki in shramba v brskalniku
Za prijavo uporabljamo en nujni piškotek seje (da ostanete prijavljeni). V brskalniku se hranijo še: barvna tema, tema po programih in kljukica »za celo aplikacijo« (te tri nastavitve se shranijo tudi pri vašem računu in se izbrišejo ob izbrisu računa), velikost gumbov in besedila (Manjša, Normalna ali Večja; shrani se tudi pri vašem računu, zato velja na vseh vaših napravah, in se izbriše ob izbrisu računa; starejša nastavitev »velikost prikaza na telefonu« (samo na tej napravi) se preslika vanjo), meni za levičarje (samo na telefonu), e-naslov zadnje prijave, če obkljukate »Zapomni si me«, in neshranjeni vnos, da se ne izgubi. Ko v spletni različici delovnega naloga dodate termin v koledar telefona, si ta naprava zapomni samo to, da je termin dodan (datum, uro, trajanje in opomnik, brez imen in naslovov); z napravo ne gre nikamor. Datoteka s terminom (.ics) vsebuje ime stranke in kraj ter se shrani v vaš koledar, ki je zunaj naTerenu.Si. Pri delovnem nalogu (DN) se neshranjeni vnos delovnega naloga samodejno shranjuje v brskalniku na vaši napravi do 14 dni (potečen vnos se izbriše najpozneje ob naslednjem odprtju delovnega naloga) in lahko vsebuje podatke stranke; z napravo ne gre nikamor, ob izrecni odjavi z gumbom »Odjavi se« pa se izbriše. Če pri shranjevanju delovnega naloga ni signala, se nalog začasno shrani v tej napravi in se pošlje, ko signal pride; neposlan nalog ostane najdlje 30 dni (7 dni prej vas opozorimo), ob izrecni odjavi pa vas vprašamo, ali ga pošljemo, pustimo v telefonu ali zavržemo. Piškotkov za sledenje ali oglaševanje ni, zato soglasje ni potrebno.
Ko na javni strani začnete pisati v kontaktni obrazec, brskalnik prejme še en nujni varnostni piškotek (žeton, ki ščiti obrazec pred zlorabo; skripte do njega ne morejo in poteče po eni uri). Brez vstopa v obrazec tega piškotka ni.
Na koga se obrnete
- Najprej na skrbnika svojega podjetja (povezava "Kontaktiraj skrbnika" v aplikaciji).
- Obdelovalec in ponudnik: Gregor Kutnar s.p., Ljubljana, podpora@naterenu.si.
- Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali, ker po merilih 37. člena Splošne uredbe ni obvezna (nismo javni organ; naša osnovna dejavnost ni obsežno redno in sistematično spremljanje posameznikov ali obsežna obdelava posebnih vrst podatkov); vse zahteve in vprašanja o zasebnosti pošljite na podpora@naterenu.si.
- Varnostni incident (npr. vidite podatke, ki niso vaši): podpora@naterenu.si z zadevo »NUJNO: varnostni incident«.
Izjava opisuje, kako aplikacija dejansko deluje (roki hrambe in zaščita so preverjeni s testi programa).
© 2026 naTerenu.Si. Vse pravice pridržane.